Passaggio consegne fra vecchio e nuovo amministratore

Uno dei momenti più delicati per un condominio è il cambio di vertice. Può capitare, infatti, che per una serie di motivi diversi, sia necessario sostituire l’amministratore. Il passaggio di amministrazione deve avvenire in maniera compiuta ma talvolta emergono seri problemi.

Consegna della documentazione

Con la riforma del condominio entrata in vigore il 18 giugno 2013, sono state ben definite le competenze e gli obblighi dell’amministratore uscente. In primo luogo questo deve fornire a chi lo sostituirà e a qualsiasi condomino che ne faccia richiesta, tutta la documentazione relativa al condominio (fatture, morosità, bilanci ecc.) e ai condòmini (anagrafe condominiale ecc.). Ma questo non basta ad esonerare l’amministratore uscente dai suoi obblighi. Questo, infatti, fino a quando il nuovo amministratore non sarà entrato nel pieno possesso della gestione, dovrà – se si dovesse riscontrare un elemento di urgenza – eseguire attività straordinarie al fine di evitare pregiudizio alla cosa comune e senza pretendere un ulteriore compenso.

Solo dal momento del cosiddetto «passaggio delle consegne» il nuovo amministratore è messo nella condizione di conoscere le problematiche del condominio che è stato chiamato a gestire e di collaborare con i condomini per cercare di risolverle: è da tale momento che egli di fatto assume i pieni poteri gestionali e, di conseguenza, le responsabilità ad essi inerenti. La consegna dei documenti rappresenta quindi il punto dal quale comincia a decorrere, per il neo-eletto amministratore, l’obbligo della tutela dei beni comuni e della buona tenuta della contabilità.

La legge non indica in modo preciso entro quanti giorni dalla nuova nomina, il “vecchio” amministratore debba consegnare la documentazione ma la giurisprudenza, con numerose sentenze della Cassazione, ha indicato con i termini “tempestivamente” e con “massima priorità” le tempistiche. Ciò al fine di garantire il regolare svolgimento delle attività, evitando i problemi che potrebbero insorgere a segito dell’impossibilità di agire da parte del nuovo amministratore.

Attenzione alla documentazione contabile

Particolare attenzione va riposta per i documenti contabili. Fondamentale è la “quadratura dei saldi” con la quale viene certificato l’importo del saldo banca che deve corrispondere al saldo di bilancio.

Nella pratica il passaggio delle consegne si concretizza poi nella redazione di un elenco di tutta la documentazione che viene ritirata dal nuovo amministratore, il più dettagliato possibile così da evitare l’insorgere di possibili postume contestazioni circa la mancanza del l’uno o dell’altro documento: dal libro dei verbali, al regolamento di condominio, alle tabelle millesimali, alle certificazioni degli impianti e alle polizze assicurative, documenti questi tutti indispensabili per una corretta gestione.

È reato rifiutare la consegna o trattenere parte dei documenti

L’obbligo di restituzione trova esplicita disciplina nell’articolo 1713 del Codice civile, il quale prevede il dovere del mandatario di rimettere al mandante, al termine dell’incarico, tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato.

Per nessun motivo l’amministratore può rifiutare la riconsegna di quanto da lui detenuto in ragione dell’incarico che ha svolto per il Condominio.

La mancata consegna dei documenti condominiali si configura anche come reato, sia di fronte al mancato adempimento della richiesta del giudice, sia per appropriazione indebita, quando la documentazione ha prodotto un vantaggio all’amministratore stesso o a terzi. Secondo la Cassazione, inoltre, lo stesso rifiuto di consegnare la documentazione può essere una prova di un interesse del vecchio amministratore a non far visionare la documentazione.